5 Dicas Para Você Vencer O Medo De Liderar Uma Reunião

Postado por Admincursos | 19 de março de 2017 | Deixe aqui seru comentário

5 Dicas Para Você Vencer O Medo De Liderar Uma Reunião

Esse é um momento importante para o seu crescimento profissional e você precisa usá-lo com segurança

Conduzir uma reunião é uma grande responsabilidade. Isso significa que você tem a confiança de um superior para levar informações fundamentais sobre um projeto e precisa garantir que os participantes compreendam exatamente o que você está falando. Ficou amedrontado só de pensar nisso? É preciso reverter a situação para prosperar na carreira.

Você já deve ter percebido que, conforme vai crescendo profissionalmente, você também vai participando de um número cada vez maior de reuniões. A qualquer momento, pode ser a sua vez de estar à frente de fornecedores, clientes e líderes influentes para fazer uma apresentação.

Uma reunião realmente produtiva é aquela que não demora muito tempo, mas passa todas as mensagens necessárias. Ela também não abre muitas brechas para divagações, mas oferece várias oportunidades para que os convidados possam solucionar dúvidas, interagir entre si e tomar decisões.

Com as agendas cada vez mais lotadas, a produtividade de uma reunião vai depender – e muito! – do seu planejamento. Esse poderá ser o diferencial que vai chamar a atenção dos seus chefes e alavancar de uma vez por todas a sua carreira. Saiba como fazer isso:

CONHEÇA OS PARTICIPANTES

Inclua nas reuniões apenas as pessoas mais importantes para o assunto, pois, além de haver menos chances de desviar do principal, é possível conhecer e memorizar as informações relevantes sobre cada um deles. Se a reunião envolve apenas membros da sua equipe, será muito mais fácil, pois você está diariamente observando as habilidades e as fraquezas dos seus colegas. Agora, caso a reunião exija a presença de pessoas que você não tem tanto contato, tente se aproximar delas com antecedência e pergunte para conhecidos em comum sobre a melhor forma de se integrar com elas. Se você não tem proximidade com os participantes, certifique-se de que possui o nome e o sobrenome de todos para realizar uma busca na Internet, pois você evita parecer desinformado e ainda pode conquistar o seu interlocutor com uma conversa informal antes ou após a reunião.

LEVE MATERIAL DE APOIO

Você não é obrigado a saber criar uma bela apresentação no computador para impressionar os participantes. No entanto, contar com algum tipo de material de apoio vai ajudar o grupo a visualizar exatamente sobre o que você está falando. Na maioria das vezes, uma folha de papel impressa com o cronograma da reunião já é suficiente, mas pensar na sustentabilidade ambiental e usar recursos tecnológicos são atitudes muito bem vistas hoje em dia. Por isso, se esforce para construir alguns slides que vão ajudar o seu discurso, inclusive se você esquecer o que ia dizer: use frases curtas, de no máximo duas linhas e escritas corretamente, coloque apenas imagens e vídeos que têm a ver com o objetivo da conversa e não deixe para revisar na última hora. Se você não tiver domínio sobre a ferramenta, peça para um colega auxiliar e invista em um curso para aprender mais.

COMECE NO HORÁRIO

Pontualidade faz bem para o seu sucesso profissional. Por isso, se você tiver que liderar uma reunião, nunca chegue atrasado ou seja o último a chegar ao local. Use alguns minutos para reconhecer a sala, testar seu material de apoio e escolher o lugar que o deixa mais confortável. Se o atraso for inevitável, avise o quanto antes e verifique se os seus convidados desejam esperar ou se preferem remarcar a reunião. No caso de estar prestes a começar e algum participante estiver atrasado, sem ter dado notícias, se apresente, explique a situação aos demais participantes e iniciem uma conversa descontraída. Se o atraso passar de 15 minutos, retome o cronograma e tente ser um pouco mais ágil para manter o término da reunião no horário previsto inicialmente. Se você perceber que os participantes querem se estender e a sua agenda não permite, após ter concluído a sua tarefa, peça desculpas pela saída antecipada e se prontifique a resolver as dúvidas por outro meio de comunicação o mais rápido possível.

SAIBA COMO SE COMUNICAR

A forma correta de se expressar pode ser a diferença entre o fracasso e o sucesso de uma reunião de negócios. O seu tom de voz e a cadência da fala jamais devem mudar e você precisa articular bem as palavras para que elas sejam audíveis para todos os presentes na sala. Enquanto estiver à frente do grupo, encare os participantes alternadamente bem no meio de suas testas, pois o gesto demonstra autoridade. Se você estiver direcionando um trecho da explanação para determinada pessoa, tudo em olhar diretamente nos olhos dela. Mantenha a postura ereta, pois ficar curvado passa a sensação de insegurança, e gesticule de forma suave, caminhando pela sala. Braços cruzados e queixo para cima estão proibidos, porque demonstram desinteresse e ameaça.

CONFIE NO SEU CONHECIMENTO

Se você foi escolhido para liderar uma reunião, tenha certeza que foi porque alguém confia em você para isso. Essa segurança faz todo o sentido, pois você é a pessoa que mais conhece o assunto que vai abordar (e conhecerá ainda mais enquanto se prepara para a data) e, enquanto estiver naquela sala, ninguém saberá mais que você. Logo, é preciso ter autoconfiança e administrar os demais sentimentos que podem vir à tona durante uma reunião de negócios, como medo, impotência e pressão. Use alguma técnica para aliviar a negatividade, como meditação, tomar um café ou a prática de um esporte.

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