Gestão de tempo: o que é e como otimizar o seu

Saiba tudo sobre gestão de tempo e como conseguir fazer todos os afazeres com êxito e sem se sentir esgotado no fim do dia

24 horas pode até parecer bastante coisa, mas só se for em fila de banco, porque quando temos muitas coisas para fazer, um dia com 30 horas parece pouco! Por isso, é muito importante entender sobre gestão de tempo. 

Na verdade, essa é a solução para problemas como: não conseguir marcar como “feito” aquela sua listinha de afazeres, deixar coisas pela metade, não fazê-las com calma, e até então deixar algo mal feito. 

E não é apenas com o trabalho não! As atividades de casa, dos filhos, estudos e “b.o” da vida adulta também estão inclusos nesse pacote. Quem aí nunca se esqueceu de pagar uma conta, por exemplo? 

Além disso, quem nunca parou por um segundo e percebeu que não restou nenhum tempo para cuidar de si mesmo? Neste artigo, vamos mostrar soluções para conseguir dar conta de tudo, e o melhor, sem estresse.

O que é gestão de tempo e por que ela é tão importante?

A gestão de tempo é um método de controle de tempo, como o nome diz, no qual conseguimos otimizar as horas do dia e fazer com que elas sejam nossas aliadas, ao invés do contrário. 

Mas mais do que apenas ter uma hora certa para cada coisa, há outras questões importantes, como: a ordem das atividades, como realizá-las, como ficar longe das distrações, etc. 

Até porque, não adianta marcar de checar o e-mail todo dia às 15h30, se nele pode ter um pedido de adiantar algo do trabalho até as 16h. Assim, vai precisar largar o compromisso das 16h e realizar essas taradas às pressas.  

Nesse caso, faltou a percepção de que verificar a caixa de entrada deve ser uma das primeiras coisas do dia, e até mais de uma vez. 

Mas esse é só um exemplo de como a gestão funciona e porque ela é tão importante, só para entender um pouco mais sobre isso. 

Sobre a importância

Como pudemos ver no exemplo, a gestão de tempo é importante para: 

• conseguir dar conta de todas as tarefas, atividades e compromissos diários;
• fazê-las todas com êxito, ou seja, nada de “qualquer jeito”;
• saber dar a prioridade certa para cada afazer, assim não perde tempo com coisas que não são urgentes;
• por isso, ajuda a não gastar muito tempo com pouca coisa e nem precisa fazer muita coisa com pouco tempo;
• além de tudo, conseguimos ter um tempo de descanso e autocuidado, para nunca nos sentirmos sobrecarregados.

De modo geral, há 3 pilares para alcançarmos tudo isso: 

1. Prioridade

Nesse pilar, entram aspectos sobre o equilíbrio entre as questões de urgência e de facilidade. 

• O que é para agora que eu consigo fazer? Consigo adiantar algo fácil, mas que não é para agora, para fazer algo urgente que demanda mais dedicação?

1. Foco

Esse tópico é importante para evitar distrações, e com isso, perder um tempo precioso com coisas desnecessárias ou que poderia ter o tempo reduzido. 

• Com o que costumo me distrair? Como posso fazer para evitar essas situações? É benéfico fazer várias coisas ao mesmo tempo?

1. Otimização

Otimização é tornar as tarefas mais práticas e fáceis do que elas já são, mas sem perder a eficiência. 

• É necessário frequentar um curso presencial ou posso fazê-lo online? Consigo usar ferramentas que facilitem meu trabalho?

Para essas informações ficarem ainda mais claras, vamos falar dar exemplos práticos de cada uma delas, então continue por aqui! 

6 Dicas de gestão de tempo: como ter êxito em todas as suas tarefas diárias

Cursos online

Sabemos que deve estar pensando que somos suspeitos para falar de cursos online, mas se ofertamos, é porque eles não apenas são ótimas fontes de ensino e profissionalização. 

Mais do que isso, também são ferramentas incríveis de gestão de tempo. Falando nisso, temos até um curso sobre Administração de tempo, além de todas as áreas essenciais, tanto da vida profissional como da pessoal.   

Mas voltando à gestão, com os cursos online você tem vantagens como: 

• não perder tempo com transporte + trânsito;
• fazer o curso no horário que mais for conveniente na sua rotina;
• caso haja algum imprevisto ou tenha um dia realmente cheio, não precisa perder a aula, pois pode assistir quando quiser;
• está na fila do banco? esperando uma consulta médica? consegue assistir pelo celular de onde estiver.

Organização do ambiente

A organização do ambiente ajuda tanto no foco, quanto auxilia a diminuir o tempo das tarefas. Por isso, mantenha sempre seu local de estudo, de trabalho ou de casa, bem organizados, dependendo das suas necessidades. 

E com organizados, não queremos dizer 100% limpos e impecáveis, ok? Mas que no mínimo, consiga se achar nas suas coisas e ter sempre o que precisa por perto. Na verdade, essa organização dá até uma sensação de paz e conforto, o que ajuda na concentração. 

Definir metas por prioridade e facilidade

As listas são as melhores amigas da gestão de tempo. Com elas, conseguimos visualizar o que devemos fazer, quando, e assim não esquecemos de nada.

Lembra quando falamos sobre otimização? Até as suas listas com metas precisam ser otimizadas, e nós recomendamos fazê-las da seguinte forma: 

• primeiro liste tudo o que precisa fazer;
• depois, divida em grupos: o que é urgente, o que pouco urgente e o que não é nada urgente;
• em seguida, divida em outros grupos: o que é fácil de ser feito e o que demanda mais tempo e atenção;

Desse modo, siga a sua lista em 5 passos:

1. Grupo das que são urgentes, mas fáceis de fazer.
2. Grupo das que são urgentes, mas que demandam mais tempo e atenção
3. Grupo das pouco urgentes, mas que demandam menos atenção
4. Grupo das pouco urgentes, mas que demandam mais atenção.
5. Grupo dos que não são nada urgente, se der tempo e ainda tiver disposição.

A lógica é fazer primeiro as coisas mais urgentes e as mais fáceis primeiro, para descartá-las logo de cara e não ficar fadigado ao fazê-las, como seria se as fizesse depois de tarefas mais complexas. 

Dica

O apelo visual é muito importante na gestão de tempo, por isso tenha sua lista sempre em vista, pode ser em planners, bloco de notas, quadros brancos, papel adesivo e o que mais preferir. 

Além disso, quando definir os afazeres do dia, faça uma coisa de cada vez, assim tudo fica bem feito e não apenas feito, e você não se desespera. 

Aplicativos podem te ajudar

Atualmente, existem vários aplicativos que ajudam em duas principais coisas sobre gestão: 

• Organização: Trello, Google Calendar
• Foco e concentração: Focus Booster e Forest

Com eles, vai ser difícil perder um compromisso e vai conseguir deixar as distrações de lado de uma forma bem lúdica. 

Agora que saber como fazer sua gestão de tempo, precisamos falar que o descanso do corpo e da mente também importa! Portanto, otimize-o o quanto pode, mas lembre-se de que o descanso também é importante.

Falando nisso, entenda mais sobre o mindfulness e some a tranquilidade à produtividade com esse método.