9 dicas para melhorar suas reuniões remotas

Chega de dúvidas e perrengues! Conheça as 9 melhores dicas para suas reuniões online 

Reuniões online são cada vez mais comuns, assim como os trabalhos remotos, em geral. Mas será que estamos mesmo prontos para elas? 

Isso porque, elas são bem diferentes dos encontros presenciais com os quais estamos acostumados, e os imprevistos como computador travando, por exemplo, podem acontecer. Além disso, há dúvidas sobre vestimenta, comportamento, e várias outras. 

Por isso, preparamos este post completo, para fazer das suas reuniões online muito mais produtivas e transparecer profissionalismo! 

As melhores dicas para melhorar sua call, as reuniões online 

Preparar o computador

Sabe aquele dia que você precisa muito abrir seu e-mail, ou fazer um trabalho super importante porque está em cima do prazo, e o seu computador resolver atualizar do nada? 

Ou então, decide simplesmente travar, não querer ligar e perrengues desse tipo? Então! Parece que ele sabe quando mais precisamos dele, por isso, não ligue-o no exato momento da reunião. 

Além disso: 

• feche todas as abas desnecessárias, isso minimiza os riscos do computador travar. E, caso compartilhe a tela, não tem chance de mostrar mais do que deve; 
• teste a câmera e o áudio, afinal, você precisa deles para prosseguir com a call. Sobre isso, o melhor é utilizar um fone de ouvido para abafar sons de fora e conseguir compreender tudo o que está sendo falado. Os fones também têm microfones melhores do que os do notebook. 

Listar os conteúdos e todo o assunto com antecedência

O ideal é definir uma pauta para todas as suas reuniões online, pois isso faz com que você não esqueça de falar o que pretende. 

Uma boa dica é priorizar os assuntos importantes logo no início da call, isso porque está todo mundo com a cabeça mais fresca, mais atento e dedicado do que na parte final. 

Convenhamos, nesse momento pode rolar aquela vontade de apressar para terminar tudo rápido, não é mesmo? 

Além de tudo, listar os conteúdos é importante para não precisar fazer uma nova reunião apenas com o esquecido, é claro! 

• Ao longo do mês ou da semana (dependendo da periodicidade das reuniões), marque os assuntos a serem tratados assim que lembrar deles. Tente não fazer isso apenas no dia, pois algo pode passar batido. 

Falando nisso, você já conhece o bullet journal? Se não, vale a pena ler: 

• O que é bullet journal e como ele pode te ajudar 

Seja claro e vá direto ao ponto

Por mais próximos que você e seus colegas de trabalho sejam (o que é ótimo!), deixem os assuntos que não fazem parte do contexto, fora do encontro online. 

Afinal, quando conversamos coisas do dia-a-dia, por exemplo, no final do expediente, vamos lembrar que o filho da Márcia vai casar, mas não de como funciona o novo sistema interno. 

Dispersões prejudicam o rendimento, então vá direto ao ponto, mas além de tudo, seja claro em suas falas. Podemos estar em ambiente corporativo, mas firulas e frases difíceis dificultam o entendimento, sem contar nos recados quase subliminares e subentendidos. 

Deseja comunicar algo? Fale diretamente com quem precisa, e exatamente o que precisa, como, quando, etc.  

Preocupar-se com o ambiente

Um dos maiores problemas nas reuniões online, ficou bem claro na pandemia, em que as crianças não iam à escola e volta e meia apareciam nas câmeras dos pais. 

Apesar dessas cenas serem até fofas, no geral, se preocupar com o que está a sua volta é essencial para tudo fluir bem. Barulhos externos, cadeira desconfortável, pessoas, animais de estimação, tudo isso tem grande potencial de distração. 

Outro ponto, é a imagem que você deseja passar aos seus chefes e colegas. Nesse caso, acreditamos que todos estamos de acordo que um quarto bagunçado não é o melhor cenário, certo? 

Portanto: 

• opte por locais limpos, organizados e sem muito barulho;
• comunique as pessoas que moram com você, para que elas não te distraiam, fiquem te chamando, ou façam barulho no ambiente. Se for um pet que gosta não abre mão de sua atenção, nesse momento tente deixá-lo em outro cômodo; 

Seu foco deve estar todo na reunião, então, além disso tudo:

• prepare o ambiente com água, caso sinta sede;
• antes de abrir a câmera, ligue o ventilador ou o ar-condicionado, para não sair no meio do encontro pois está com calor, e coisas do tipo.

Para anotações, prefira uma agenda

O encontro online será no computador, por isso, para aproveitá-lo bem e não se desconcentrar, tente não fazer as anotações por ele, pois assim você precisará abrir outra aba além da reunião. 

Faça as anotações em uma agenda, e se preciso, passe-as para o online apenas depois do término da call. Desse modo, consegue acompanhar a imagem e fala dos colegas em tempo real, sem precisar “sair”, algo que não faria em um encontro presencial.  

Cuidado com a aparência

Aproveitando a deixa, se tem outra coisa que provavelmente você não faria no escritório da empresa, e também não deve fazer em reuniões online, é não cuidar da aparência e vestimenta. 

Porém, não estamos falando necessariamente de terno e gravata, mas sim, de não pensar que por estar em casa, pode ligar as câmeras de pijama, por exemplo. 

• Alguns trabalhos e reuniões são mais formas do que outros, mas sempre preze pela boa imagem pessoal e pelo profissionalismo. Cabe a você entender a dinâmica de onde trabalha e notar qual visual é o mais adequado. 

Leia mais sobre isso em: o que é curso de marketing pessoal? Mude agora sua imagem. 

Não tenha medo das câmeras

Muitas empresas deixam a critério do funcionário, ligar ou não as câmeras, mas uma dica é: se tem algo realmente importante para falar, contribuir ou apresentar, prefira ligá-las. 

Mas por quê? Pelo simples fato de que a linguagem corporal é bem importante nesses momentos. Se quiser mostrar que está atento, talvez por ser novo no setor ou empresa, a câmera também é uma opção interessante.  

Caso seja muito tímido, tente ligá-la pelo menos algumas vezes, para não passar uma imagem de desinteresse ou dispersão, principalmente se não falar muito durante a reunião online.  

Torne o momento leve 

Reuniões geralmente não são os momentos mais leves e divertidos do mundo, mas você não precisa torná-la maçante, entediante ou constrangedora. Falamos isso, pois por causa dos principais erros no que diz respeito à condução de um encontro: 

• chamar atenção de uma pessoa, na frente de todos;
• fazer piadas ou comentários desnecessários sobre um funcionário, ou situação;
• tentar resolver conflitos que não condizem com a pauta da reunião;
• iniciar discussões ou diálogos com intenções de repreender alguém;
• retomar conflitos já encerrados;
• e outras coisas do tipo. 

Seja presencial ou em call, o profissionalismo, empatia e cordialidade sempre precisam ser prioridade! Quer aprender a lidar melhor com essas questões? 

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