Curso de produção de eventos: como planejar, organizar e promover eventos

Entenda os princípios da profissão de um produtor de eventos

A pandemia de covid-19 afetou em cheio o mercado de eventos. Para não formar aglomerações e piorar ainda mais a situação do vírus, muitos profissionais da área ficaram sem atividades por longos meses.

Mas agora que a crise epidêmica está mais controlada por causa do estado avançado da vacinação no Brasil, as autoridades consideram a situação mais segura e flexibilizaram as normas que agora permitem a realização de festas, reuniões corporativas, casamentos, batizados, etc.

Com essa normalização e a saudades que as pessoas tinham de se reunir, a tendência é que o ramo volte a se estabelecer e até mesmo ficar mais forte, atraindo mais pessoas a se juntarem à profissão.

E por mais que os eventos sejam muito associados a celebrações e momentos de descontração, este ainda é um trabalho sério e que movimenta milhões todos os anos.

Desta forma, os profissionais devem ser devidamente qualificados, e é aí que um curso de produção de eventos entra na história.

O que faz um promotor de eventos?

Também conhecido como promoter, coordenador ou organizador, o promotor de eventos é o profissional responsável por todas as etapas de eventos variados, desde o planejamento até a limpeza do local depois que todos os participantes vão embora.

Além de festas de casamento, aniversário, batizado, chá de bebê, despedida de solteiro, entre outros, os eventos empresariais também são oportunidades muito promissoras e que costumam acontecer o ano inteiro, em todas as áreas de atuação.

De acordo com informações do Sebrae (Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas), mais de 300 mil eventos corporativos acontecem apenas no Brasil todos os anos, dividindo-se entre convenções, palestras, feiras, workshops, treinamentos, etc.

Planejamento

Na hora de fazer um evento, elaborar um planejamento é o primeiro passo – e algo absolutamente fundamental.

Depois de conversar com o cliente e entender quais são seus desejos e necessidades, chega a hora de planejar o evento de acordo com tudo o que foi conversado.

Nessa hora, dependendo da situação, vários itens específicos podem surgir, mas algumas etapas gerais de planejamento costumam aparecer bastante, como:

• Estudo de mercado e viabilidade;
• definição do local, data e horários;
• escolha da equipe técnica, auxiliar e outros profissionais (terceirizados ou não);
• compra/aluguel de equipamentos e utensílios;
• divulgação.

Também é neste momento que o promotor vai esquematizar para que tudo fique dentro do orçamento disponível, mas sem sair das indicações do cliente e sem perder a qualidade.

Organização é o ponto principal para essa etapa, então recomenda-se o uso de ferramentas que podem ajudar, como checklists, planilhas e balanços financeiros.

Gestão

Depois que o planejamento ficou pronto e foi aprovado pelo cliente, chega a hora de pôr a mão na massa.

Muitas ligações e troca de e-mails e mensagens fazem parte da gestão dos eventos, e é por isso que a sua lista de contatos vai ficar bem movimentada – um bom promotor sempre tem vários contatos, de diversos tipos; isso permite trabalhar com pessoas de confiança e de alta qualidade profissional.

É preciso bastante jogo de cintura e prestar atenção na hora de concretizar tudo, já que todos os elementos precisam sair do jeitinho que o cliente quer.

Este é o momento de se atentar aos mínimos detalhes, que vão desde a cor dos guardanapos à temperatura das comidas.

Durante o evento, o promoter também precisa agir para se certificar de que tudo esteja correndo como esperado e, caso necessário, também para atuar como controlador de crise.

Divulgação

Ninguém vai a uma festa se não for convidado.

O trabalho do produtor de eventos também é garantir que as pessoas estarão na hora e local indicado.

Para festas e celebrações em geral, em que há uma lista de convidados, o profissional fica responsável por criar e enviar os convites.

Já outros tipos de eventos precisam de abordagens diferentes. Uma conferência médica, por exemplo, deve alcançar seu público-alvo de profissionais da saúde, bem como o show de uma banda de rock precisa atrair fãs de rock, e não de música clássica.

O organizador deve trabalhar conforme as particularidades de cada produção, aplicando ações de marketing de acordo com os canais de divulgação mais apropriados (internet, rádio, TV, outdoors…), estabelecendo sistema de compra de ingressos, RSVP (confirmação de presença) e mais.

Curso de produção de eventos

Como você deve ter percebido, esta não é exatamente a profissão mais fácil do mundo. Há muitas responsabilidades e habilidades administrativas e interpessoais senvolvidas, e é por isso que um curso de produção de eventos é recomendado.

Interativas e completamente on-line, as aulas do Cursos24Horas têm 5 unidades:

• Unidade 1 – Abordagem inicial: princípios básicos (definição, especificações, habilidades exigidas, mercado de eventos, entidades representantes do setor, etc.)
• Unidade 2 – Pré-evento: planejamento (estudo de mercado, locais e datas, equipes e fornecedores, captação de recursos, divulgação, etc.)
• Unidade 3 – Cuidados a serem observados durante o evento: pontos de atenção para o grande dia (recursos utilizados, decoração, trajes, etc.)
• Unidade 4 – Cerimoniais e protocolos: formalidades para tipos distintos de eventos (casamento, debutante, evento público, etc.)
• Unidade 5 – Pós-evento: fechamento (avaliações, relatórios, pesquisas, providências finais, etc.)

Após as aulas, você estará mais preparado para embarcar na profissão de produção de eventos e pode usar a realização do curso para dar aquele up no seu currículo e já começar a chamar a atenção dos recrutadores.

Por mais que esta não seja a área mais simples, vale muito a pena. Além da satisfação de ver um projeto seu ganhando vida, é uma carreira com boa remuneração e muitas chances de crescimento.